L'examen professionnel de secrétaire administratif

Un concours de la fonction publique permet de recruter les secrétaires administratifs évoluant pour le compte de l’État ou d’une collectivité territoriale. En réussissant ces épreuves, le candidat occupe alors le poste de secrétaire administratif de classe normale. Néanmoins, il existe trois grades différents au sein de cette profession. Un examen professionnel permet donc d’atteindre la classe supérieure ou la classe exceptionnelle. Comment se passe l’examen professionnel de secrétaire administratif ? On vous dit tout !

Rappel : qu’est-ce qu’un secrétaire administratif ?

Le secrétaire administratif est un fonctionnaire de catégorie B, à cheval entre le personnel d’encadrement (catégorie A) et les techniciens (catégorie C). Il se distingue donc du secrétaire exerçant dans le secteur privé, pour le compte d’une grande entreprise ou d’une start-up. Dans ce cas, le secrétaire a le statut de salarié et relève des règles du salariat. 

Le métier de secrétaire administratif comporte de multiples facettes. Les missions confiées au secrétaire administratif varient en fonction du lieu d'exercice. Rappelons d’ailleurs que la profession de secrétaire administratif se retrouve dans de nombreux ministères mais aussi dans l’Éducation nationale, avec le poste plus spécifique de Secrétaire Administratif de l’Éducation Nationale et de l’Enseignement Supérieur (SAENES). 

Cependant, les principales missions dédiées au secrétaire administratif reposent sur des bases communes, notamment :

• Des tâches administratives de gestion interne (ressources humaines, logistique, finance et comptabilité, etc.)
• Des tâches de rédaction de documents administratifs (courriers, circulaires, dossiers d’usagers, etc.)
• Des fonctions d'assistant de direction, voire d’animation d’équipes

Évolution de carrière : les grades de secrétaire administratif

Quels sont les grades de secrétaire administratif/SAENES ?

Lorsqu'un secrétaire administratif entre dans la fonction publique, il commence sa carrière au grade de secrétaire administratif de classe normale. C’est la première classe de la profession, comportant 13 échelons d’évolution professionnelle. L’ancienneté permet de monter d’échelon en échelon. Votre classement professionnel a toute son importance : il sert de base pour calculer votre traitement. Autrement dit, plus votre échelon est élevé, plus votre rémunération est forte. 

Pour en savoir plus sur le traitement : Le salaire du secrétaire administratif

Dès que vous dépassez le 13ème échelon de la classe normale, l’évolution professionnelle se réalise vers le grade de secrétaire administratif de classe supérieure. La classe supérieure contient 12 échelons. Attention, dans ce cas, l’ancienneté ne suffit pas pour monter en grade. 

Deux moyens permettent d’évoluer : 

• L'examen professionnel
• L’inscription sur tableau d’avancement

Après la classe supérieure, le secrétaire administratif peut passer au grade de classe exceptionnelle. C’est l’avancement le plus élevé de la profession. L’accès se fait également par une des deux voies citées ci-dessus. La classe exceptionnelle compte quant à elle 11 échelons. 

En général, les candidats privilégient l’examen professionnel. En effet, le tableau d’avancement dépend du mérite professionnel, de l’ancienneté et de l’expérience acquise. En fin de compte, la décision est rendue par un jury, sans que le candidat ne soit consulté.

Au contraire, l’examen professionnel consiste à passer des épreuves portant sur votre domaine d’activité. Il est donc plus simple de maîtriser votre passage au grade supérieur en optant pour un examen professionnel. Tout dépendra de vous, de vos révisions et de votre implication dans la préparation.

Pourquoi occuper un grade plus élevé ?

Deux avantages majeurs se dégagent lorsqu’un secrétaire administratif évolue : 

• La hausse du traitement
• L’acquisition de responsabilités plus importantes

Sur le premier point, un changement de grade induit forcément une hausse de la rémunération. En effet, le traitement des secrétaires administratifs (comme les autres corps de la fonction publique) est basé sur une grille indiciaire. Cette grille est indexée sur l’ancienneté et le niveau du poste occupé par le fonctionnaire. 

Par exemple, en début de carrière, en classe normale, le traitement s’élève à 1 727 euros bruts mensuels, contre 2 847 euros bruts mensuels au dernier échelon de la classe exceptionnelle. 

Le niveau d’expertise en classe supérieure et/ou en classe exceptionnelle est bien plus élevé. Les secrétaires administratifs occupant ce niveau d’emploi exercent fréquemment des missions de coordination d’une ou plusieurs équipes. 

L’examen professionnel de secrétaire administratif de classe supérieure

L’examen professionnel d’avancement au grade de classe supérieure est réglementé chaque année par un arrêté. Il fixe notamment les dates et lieux d’inscription à l’examen, les modalités des épreuves ou encore les documents nécessaires pour s’inscrire. 

Les conditions pour pouvoir passer cet examen sont donc les suivantes :

• Atteindre le 6ème échelon de la classe normale avant le 31 décembre de l’année au titre de laquelle l’examen est organisé (par exemple le 31 décembre 2023 pour la session 2023)
• Justifier de trois ans de services publics effectifs dans un emploi de catégorie B ou de même niveau

Notez que les services accomplis comme contractuel (agent non titulaire) sont comptabilisés pour donner accès à l’examen professionnel. 

D’ailleurs, les conditions ayant été modifiées récemment (septembre 2022), les fonctionnaires qui remplissaient les conditions antérieures sont acceptés à la session 2023 de l’examen professionnel de classe supérieure. Pour rappel, les anciennes conditions visaient à atteindre le 4ème échelon.

L'examen professionnel de secrétaire administratif est constitué de deux épreuves :

• La rédaction d’une note ou d’une lettre administrative (épreuve d'admissibilité), trois heures, coefficient deux
• L’entretien oral (épreuve d'admission), 25 minutes, coefficient trois

L’écrit d’admissibilité se base sur un dossier administratif, remis au candidat au moment de l’épreuve, de 25 pages maximum. L’objectif est de créer une mise en situation professionnelle, afin d’évaluer les compétences du candidat. 

En cas de réussite, vous accédez ensuite à l’oral d’admission. Cet entretien se déroule face à un jury de sélection. Ces derniers jugent vos aptitudes et votre motivation mais également les acquis dont vous disposez grâce à votre expérience professionnelle. 

Pour l’entretien, le jury se base sur le dossier de Reconnaissance des Acquis de l’Expérience Professionnelle (RAEP). Vous devez constituer ce document en amont des épreuves et le transmettre au service d’organisation de l’examen. 

L’examen professionnel de secrétaire administratif de classe exceptionnelle

L’accès à la classe exceptionnelle suit des modalités similaires à celle de la classe supérieure. L’examen professionnel d’avancement est également réglementé par un arrêté. Les conditions pour pouvoir passer cet examen sont donc les suivantes :

• Occuper pendant un an minimum le 5ème échelon de secrétaire administratif de classe supérieure
• Justifier de trois ans de services publics effectifs dans un emploi de catégorie B ou de même niveau

Comme pour la classe supérieure, l'examen professionnel est constitué de deux épreuves distinctes :

• L'examen du dossier de reconnaissance des acquis de l'expérience professionnelle (épreuve d’admissibilité), coefficient trois
• L’entretien oral (épreuve d’admission), 25 minutes, coefficient cinq

FAQ : vos questions, nos réponses !

Comment m’inscrire à l’examen professionnel ?

Si vous remplissez les conditions d’accès à l’examen professionnel, votre inscription se déroule directement sur Cyclades. Ce site gouvernemental gère les principaux examens et concours de la fonction publique. Il faut alors vous créer un compte personnel (ou utiliser vos identifiants si vous disposez déjà d’un compte). 

Que doit contenir mon dossier RAEP ?

Le dossier RAEP fait état des compétences acquises au cours de vos expériences professionnelles passées. C’est un outil indispensable dans le cadre de la politique d’évolution professionnelle au sein de la fonction publique. 

Pour compléter votre dossier, vous devez notamment mentionner : 

• Votre état civil
• Les formations suivies, en lien avec les missions du poste visé (classe supérieure ou exceptionnelle)
• Les emplois occupés, voire les activités syndicales, au cours de votre carrière
• Les compétences acquises au cours de votre carrière
• Les compétences développées en occupant le poste que vous visez
• Un (ou plusieurs) projet professionnel détaillé

Comment lancer ma carrière de secrétaire administratif ?

Avant même de penser à un examen professionnel, il faut réussir un concours de recrutement pour accéder au poste de secrétaire administratif/SAENES. Les épreuves sont sélectives et retiennent chaque année une centaine de candidats aptes à exercer ces fonctions. Pour réussir ce concours de la fonction publique, mieux vaut se préparer plusieurs mois en avance. 

Pour en savoir plus sur les méthodes de révision : La préparation au concours de secrétaire administratif et SAENES

 

L’examen professionnel de secrétaire administratif n’a désormais plus de secret pour vous. Ces épreuves permettent de passer à un grade plus élevé, et donc d’obtenir des responsabilités et une rémunération plus importantes. Néanmoins, l’examen professionnel reste complexe : seuls les secrétaires les mieux préparés réussissent à passer au grade supérieur. Pour réussir votre examen professionnel, n’hésitez pas à vous faire accompagner. Chez Hupso, nos professeurs sont à vos côtés, aussi bien pour préparer votre concours ou votre examen professionnel : à vous de jouer !