Qu'est-ce qu'une fiche de poste ?
La fiche de poste est un document descriptif. Elle permet de regrouper les informations relatives à un emploi précis dans une organisation donnée. Elle définit à la fois le poste et le profil du candidat recherché pour ce poste. C'est une feuille de route pour le recruteur comme pour le candidat et le nouvel embauché.
Elle n'a pas de caractère obligatoire. Aussi, son contenu n'est pas définit de manière stricte. Elle peut alors prendre la forme d'un document rédigé, d'un tableau de synthèse, etc.
La fiche de poste est souvent réalisée à l'occasion d'un recrutement, soit par le service des ressources humaines, soit par un cadre du service qui recrute.Les recruteurs la font parfois figurer dans leur annonce.
Pourquoi s'intéresser à la fiche de poste d'adjoint administratif ?
Le métier d'adjoint administratif fait référence à un cadre d'emploi de la fonction publique. En fonction de l'administration à laquelle il est rattaché, le quotidien de l'adjoint administratif peut varier.
S'intéresser à la fiche de poste avant recrutement, ou dans l'objectif d'une mutation par exemple, permet de mieux comprendre quel sera l'environnement de travail, les compétences attendues...
Pour les candidats qui souhaitent devenir adjoint administratif sans passer de concours, bien connaître la fiche de poste peut se révéler très utile au moment de l'entretien. Pour ceux qui se présentent au concours d'adjoint administratif, il s'agit également d'un incontournable ! En effet, le jury ne manquera pas de vous interroger sur votre connaissance du métier lors de l'oral.
La fiche de poste d'adjoint administratif
Voici une fiche de poste d'adjoint administratif assez générique. En effet, ce cadre d'emplois regroupe une grande variété de postes en fonction :
- du type de fonction publique (d'État, territoriale, hospitalière)
- de la collectivité ou du ministère concerné : le quotidien en mairie et au ministère des affaires étrangères par exemple
- du service dans lequel l'adjoint administratif est affecté.
| DESCRIPTION DU POSTE |
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| Intitulé du poste | Adjoint administratif. Le nom de l'administration de rattachement ou de la fonction Publique concernée peut être précisé. Par exemple : adjoint administratif territorial. |
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| Positionnement dans l'organisation | L'adjoint administratif est un fonctionnaire ou un agent de catégorie C. Il se situe donc à la base de la hiérarchie. Le cadre d'emplois comprend 3 grades dans la fonction publique d'État et 4 dans la fonction publique territoriale. En fonction de son grade, l'adjoint administratif peut manager une équipe. |
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| Missions principales |
L'adjoint administratif exécute des actes administratifs et de gestion courante.
Il accueille, oriente et informe le public.
Il reçoit et traite l'information relative à la structure et en facilite la circulation.
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| Activités et tâches |
- Accueil physique et téléphonique
- Rédaction de documents
- Saisie
- Traitement du courrier, archivage
- Suivi de dossiers
- Préparation des réunions, colloques etc
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| Relations internes et externes |
L'ajoint administratif est au centre du fonctionnement de son administration, il est donc en relation directe avec les autres agents de son service, mais aussi des autres services, quel que soit leur cadre d'emploi.
Ses contacts avec l'extérieur sont fréquents, aussi bien avec les collectivités locales qu'avec les acteurs privés.
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| Conditions et lieu de travail |
Il s'agit d'un emploi de bureau, avec des horaires classiques (en semaine et en journée). Il n'y a pas de facteur de pénibilité ou de risque associé. Cet emploi est accessible aux travailleurs handicapés.
L'adjoint administratif est au contact du public.
Son lieu de travail dépend de son affectation. Quelle que soit son administration de rattachement, il travaille généralement dans un bâtiment administratif.
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| Salaire |
Dès l'embauche sans concours, le salaire est de 1707€ brut, hors primes. Dans le cadre d'une embauche sur concours, le salaire brut est de 1795€, hors primes. Ce salaire augmente ensuite régulièrement, tout au long de la carrière de l'adjoint administratif.
Les primes de la fonction publique dépendent de la situation personnelle de l'agent et des contraintes liées aux poste.
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| PROFIL DU POSTE |
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| Savoir-être |
Qualités humaines en général et relationnelles en particulier, sens du collectif et du service public.
Sens des responsabilités, organisation et sérieux.
Autonomie.
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| Savoir-faire |
- Gestion des appels entrants et sortants
- Archivage et saisie
- Rédaction de documents administratifs et de synthèse
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| Accès au poste |
Sur recrutement direct ou sur concours :
- Recrutement hors concours, après publication d'une annonce. Candidature sur dossier puis entretien. Une commission paritaire décide ensuite du recrutement. Le grade obtenu est celui d'adjoint administratif.
- Sur concours de la fonction publique d'État ou territoriale. Le grade obtenu est celui d'adjoint administratif principal de 2ème classe.
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